Manajemen Perkantoran Modern

BAB II

1.    Jelaskan pengertian kantor?

Jawab:

Kantor = tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data.

2.    Jelaskan pengertian perkantoran modern (PM)?

Jawab:

PM = Hal-hal yang berkaitan dengan rangkaian kegiatan kantor yang berjalan sesuai tuntutan jaman yang memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat, dan memiliki para pegawai yang berdisiplin, profesional serta sikap, pola pikir, dan tindakan yang sesuai tuntutan zaman.

3.    Berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran modern(MPM)?

Jawab:

MPM = Rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, pengawasan, dan pengendalian pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan secara mutakhir sesuai tuntutan zaman.

4.    Jelaskan secara singkat pengertian organisasi  (O) dan unsur-unsur apa yang terdapat dalam organisasi!

Jawab:

O = Setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terkait secara formal dalam suatu susunan hierarkis.

Unsur-unsurnya: Kelompok orang; Kerjasama; Tujuan; Keterikatan formal; dan Sususnan hierarkis

5.    Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi!

Jawab:

Kegiatan perkantoran berkedudukan sebagai faktor pencapaian tujuan organisasi secara langsung yang telah ditetapkan.

6.    Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan dalam perkantoran modern!

Gangguannya:

a.   Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen atau kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan.

b.   Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data akan menyulitkan penemuannya kembali apabila diperlukan.

c.   Berbagai virus komputer dengan pengaruh negatifnya bisa mengacaukan banyak kegiatan dalam pengelola informasi.

7.    Uraikan secara singkat prinsip-prinsip manajemen perkantoran!

Jawab:

Menurut Leffingwell prinsipnya :

-          Perencanaan

-          Penjadwalan

-          Pelaksanaan

-          Pengukuran

-          Imbalan

Menurut Komaruddin prinsipnya:

-        Adanya manajer kantor yang cakap

-        Tata ruang yang baik

-        Penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan yang otomatis apabila hasilnya ekonomis

-        Penerapan penyederhanaan dan pengukuran kerja dengan kajian gerakan dan waktu.

-        Pengupayaan sistem dan prosedur kantor

-        Perbaikan sistem manajemen arsip

-        Hubungan kepegawaian yang lebih

-        Standar kualitas dan kuantitas kerja kantor harus dikembangkan

-        Kesadaran kerja.

BAB III

1.    Berikan batasan tentang data

Jawab:

-          Data merupakan sebuah peristiwa

-          Data merupakan bahan baku dari informasi

-          Datajuga bisa berupa fakta-fakta, tabel, grafik dan statistik

2.    Berikan definisi informasi?

Jawab:

Informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti bagi seseorang  dalam pengambilan keputusan

3.    Apa perbedaan antara data dan informasi?

Jawab:

Data masih merupakan bahan baku informasi yakni sekelompok lambang yang tidak acak yang menunjukan jumlah, tindakan dsb. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses

4.    Jelaskan bahwa kantor sebagai pusat informasi  dan pekerjaan dan pekerjaan apa yang dilaksanakan!

Jawab:

Kantor  dikatakan sebagai pusat informasi karena tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman.

Adapun pekerjaan dari kantor adalah:

·       Menerima informasi 

·       merekam informasi

·       Memberi informasi

·       Melindungi aset

BAB IV

1.    Berikan batasan korespondensi dan surat!

Jawab:

Korespondensi dibatasi sebagai teknik pembuatan surat dan berkomunikasi dengan surat.

Surat dibatasi sebagai sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain.

2.    Apa saja tujuan umum surat (TUS)!

Jawab:

TUS = Mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan.

3.    Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas!

Jawab:

Fungsinya:

-        Sebagai wakil/duta untuk berhadapan dengan lawan bicara

-        Sebagai alat pengingat

-        Sebagai pedoman kerja

-        Sebagai bukti tertulis

-        Sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan/bukti sejarah

4.    Uraikan syarat surat-surat yang baik!

Jawab:

-        Format yang menarik

-        Tidak terlalu panjang

-        Bahasa yang jelas

-        Bahasa yang padat

-        Bahasa yang beradab

-        Harus bersih dan necis

5.    Jelaskan syarat dasar bagi penulis surat!

Jawab:

-          Penguasaan materi

-          Penguasaan bahasa

-          Penguasaan pikiran dan perasaan sipenerima

-          Pengetahuan mengenai posisi

-          Pengetahuan tentang teknik korespondensi

6.    Uraikan langkah-langkah teknik penulisan surat!

Jawab:

-          Penegasan tujuan pokok

-          Pengumpulan data/informasi

-          Perkiraan tentang pembaca

-          Penyusunan konsep

-          Penyelesaian 

BAB V

 1.      Mengapa organisasi tergantung pada filling?

Jawab:

Karena filling merupakan pusat ingatan organisasi, sebab orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa- peristiwa karena itu filling harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi.

2.      Berikan definisi tentang arsip!

Jawab:

Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, dalam keadaan tunggal maupun kelompok

3.      Apa  tujuan kearsipan?